Firmalarda “Yeniden Yapılanma” ve Araştırma Süreci...

Firmanızda bir “Yeniden Yapılanma” düşünüyorsanız, bu işi öncelikle mevcut kadronuzla yapıp yapamayacağınızı bir düşünmeniz, bir özeleştiri yapmanız gerekiyor. Ve sonra bir karar vermeniz...

Dünya büyük bir hızla değişiyor. Nüfus her geçen gün artıyor. Yenilikler birbirini izliyor. İnsanlar marka meraklısı; işi iyi yapanlar, sistemlerini iyi kuranlar kazanıyor. Ancak görüyoruz, artık sadece bir işi iyi yapmak yetmiyor. Rakipler acımasız, piyasa acımasız. Müşteriler “Daha iyisi varken neden daha azı, kötüsü ile yetineyim ki?!” diyor. Aynı malı, hatta bazen daha kalitesiz olanı bile sadece iyi reklamları sayesinde daha yüksek fiyatlara alabiliyorsunuz. Hiç beklemediğimiz zamanlarda, umulmadık insanlar umulmadık malları satınalabiliyor artık...

Firmaların da ihtiyacı bitmiyor. Ayakta kalabilmek, daha çok kazanabilmek için ister istemez bu yarışta yerlerini almak zorunda kalıyorlar. Bu, bazı sektörlerde zaman zaman; bazılarında ise devamlı olarak bir “silkelenme”yi, yenilenmeyi, değişimi de gerektirebiliyor. Yani geçen yazımızda şöyle bir girişini yaptığımız bir konuyu; “Yeniden Yapılanma”yı...
Bir çok değişik konu, kelime gibi “Yeniden Yapılanma”yı da son bir kaç yıldır çokca duyar olduk. Özellikle de, yabancı firmaların ülkemize girişinden, güçlü organizasyon ve sistemleriyle yerli firmalarımızı bulundukları pazarlarda rakip olarak zorlamaya başladıktan sonra...

Belki “Yeniden Yapılanma” yeni bir tanım ama, bu, şu veya bu şekilde neredeyse tüm firmalarımızın aslında bugüne kadar çeşitli dönemlerde ya da çeşitli sebeplerle yaşadıkları bir süreçti; zaten yapıyor oldukları bir işti. Ancak iş dünyamız gelişip büyüdükçe ve çeşitlendikçe bu konu da artık uzmanlık gerektiren bir konu haline geldi. Çünkü, artık neredeyse her konuda atılacak adımın maliyeti de oldukça büyük boyutlarda... Bu nedenle yeterli bilgi donanımı olmadan, uzmanlara danışmadan yapılan değişimler firmalara büyük zararlar verebiliyor... Bu, bir yeni bilgisayar sistemine ihtiyaç duyulduğunda da böyle, yeni bir ürünün üretmine geçileceğinde de, yeni bir makinenin alımında da, yeni bir araç-gereç yatırımına yönelindiğinde de...

Biraz önce söylediğimiz gibi, siz de firmanızda belki bugüne kadar çeşitli şekillerde bazı değişimler yaşıdınız ya da şu sıralarda yaşıyorsunuz; ya da yaşamak üzeresiniz... Biz burada, bu yazılarımızda, bu değişimlerin büyük firmalarda, işletmelerde nasıl profesyonelce yapıldığını, özellikle küçük ve orta işletmelere yine birazcık olsun anlatmaya, onları aydınlatmaya, atabilecekleri yanlış adımlarda uğrayabilecekleri zararları nasıl önleyebileceklerini, fazla bilimselliğe kaçmadan, bilgilendirici nitelikte anlatmaya çalışacağız..
.
Birçok konuda olduğu gibi, bu konuda da yapılan çalışmalar 4 aşamada gerçekleştirilmektedir;
1- İnceleme, araştırma,
2- Planlama,
3- Uygulama,
4- Değerlendirme...

İlk adımlar...


Her firma kendi bünyesinde, çeşitli şekiller ve konumlarda bir üst yönetim kadrosu ile yönetilmektedir. Ve görülmektedir ki bu yönetim kadrosundaki kişilerin eğitim, bilgi ve iş tecrübeleri, bulundukları firmaların değişim sancısı çektikleri dönemlere kadar yeterli olabilmektedir. Ancak her yöneticinin belki o güne kadar hiç kullanamadığı bir bilgi dağarcığı, sahip olduğu bir iş tecrübesi de olabilmektedir... Burada önemli olan, gerek firma sahiplerinin, gerekse üst düzey yöneticilerin, hatta orta kademe yöneticilerin tüm eğitim durumlarının, bilgi ve iş tecrübeleri ile özel yeteneklerinin tam olarak ölçümlenebilmesinin, firma içinde bir özeleştiri, bir kendi kendine değerlendirme yapılabilmesinin gerekliliğidir. İşte bunun sonucunda elde edilen veriler, dışarıdan kimden, kimlerden, hangi konularda, ne kadar ve ne şekilde destek (bilgi, hizmet, yardım...) alınacağı konusunda bir sonucu da ortaya koyacaktır (ki bu oldukça zor bir iştir; bazen de kolay!).

Bunun kolaylığı, bu inceleme ve sonucundaki değerlendirmeleri yapacak kişi / kişilerin bu çalışmayı ne kadar yapacak düzeyde olup olmamaları ile ilgilidir. Ve görüldüğü kadarıyla “Yeniden Yapılanmalar”da en önemli yanlışlar, özellikle bu ilk adımlarda yapılmakta, gerekli yeterliliği olmayan firma sahipleri ya da üst düzey yöneticiler böyle değerlendirmeleri yapmaya kalkabilmektedirler.

İşte böyle bir başlangıçla, yani daha ilk başlarda yanlış kişilerle atılan ilk adımlar, yine bu kişilerin bu değişimleri bizzat kendilerinin yönetmeye de kalkmasıyla, çalışmasıyla yeni yanlışlıkları da birlikte getirmekte (yanlış stratejiler, yanlış planlamalar, yanlış; el yordamıyla ve sezgilerle yapılan fizibilitelere dayalı yatırımlar, yanlış reklamlar, PR çalışmaları vs. vs...), birkaç uzmana verilecek paradan tasarruf etmek istenirken küçümsenmeyecek değişim bütçeleri boşa gidebilmektedir.

Böyle kuruluşların yaptıkları (daha doğrusu yapamadıkları) değişim sonuçlarını, şöyle bir çevremize baktığımızda kolayca görebiliriz (tabii ki bakanlar değil, görebilenler için!). Örneğin, gecekondu mahalleri gibi derme-çatma binalardan oluşan işyerlerinde (aynı para harcanarak daha güzel, daha sağlıklı, daha modern işyerleri yapabilmek, daha mutlu personelin çalışabileceği ortamlar yaratabilmek mümkünken!), yapıldıktan en az bir yıl sonra bile yetersiz kalan firma binalarında, buralarda çok sık değişen elemanlarda, olmayan çalışma sistemlerinde, iş akışlarında, yanlış konumlandırılmış yöneticilerle didişen personelde, yetki / sorumluluk karmaşasında vs. vs’de...

Yönetim danışmanlığı şirketleri ve yönetim danışmanları


İş hayatında en zor kişiler, bilmediğini bilmeyen patron ve yöneticilerdir. Bu tarz kişilerin yönettiği firmalarda, işlerini çok iyi yaptıklarından değil, daha çok, çok çalıştıklarından işlerini verimlendirebilmektedirler. Ve yine bu tarz kişilerce yönetilen firmalar, bir yere kadar gelişip, bir değişim gündeme gelse de (ve yapılsa da), bu değişimler firmaları bulundukları yerlerden bir adım dahi ileri götürememektedir. Ancak biz burada, bu yazımızda, bu tarz firmalar, yönecilerle değil, çağdaş düşünen, bilgi, yetenek ve tecrübelerinin bilincinde olan firmalardan bahsedecek, gerçek doğruları arayan yöneticilerine ışık tutmaya çalışacağız...

Başarılarını izlediğimiz firmalar, bilgiden maksimim düzeyde yararlanmakta, gerektiğinde dışarıdan, uzmalardan danışmanlık hizmeti almaktadırlar. Bu ister istemez aklımıza yönetim danışmanlığı şirketlerini ve yönetim danışmanlarını getirmektedir.

İlerideki yazılarımızda yönetim danışmanlarına ve yönetim danışmanlığı konularına daha fazla değineceğiz ama firmanızda ya da yaptığınız işte büyük bir değişim / atılım düşünüyorsanız, yukarıda da değindiğimiz gibi, öncelikle bunu mevcut kadronuzun bilgisi ile ne kadar yapabileceğinizi ölçmeniz gerekmektedir. Ancak bunu yapamayacak durumda (yeterlilikte) olduğunuzu düşünüyorsanız, bu noktadan itibaren işi bilrilerine sormanız gerekecektir. Yani belki de bir yönetim danışmanına ya da danışmanlık şirketine...
Yönetim danışmanları, bir firma / markanın (ürün / hizmet / fikir olabilir);
* Üretim,
* Pazarlama,
* Finansman ve
* İnsan Kaynaklarına (HR / Human Resources) yönelik olarak;
* Stratejik,
* Yapısal ve
* Sistem
ile ilgili problemlerini araştırıp çözen kişilerdir.
Ancak bu kişiler işin gerektirdiği durumlarda;
* Hukuk,
* İletişim (Reklam, Basın ve Halkla İlişkiler),
* Ekonomi,
* Yatırım,
* Borsa,
* Mali (Muhasebe sistemleri, bilançolar vs.),
* Vergi,
* Piyasa ve Pazar araştırması,
* Bilgisayar, Sistem vs.
konularındaki uzman danışmanlarla da işbirliği yapmakta, sorunlara çağın gereklerine uygun, sağlıklı, bilimsel çözümler getirmekte, firmaları / markaları sağlıklarına kavuşturmaktadırlar.
İşlerin başlaması; Araştırma
Her ne konuda olursa olsun, yeni atılacak her adım öncesi, bir araştırmayı gerektirmektedir. Değişimlerde de bu aynen böyledir.
Bu ilk aşamada;
1- İş etüdleri,
2- Metod etüdleri
başta olmak üzere 2 çeşit etüd yapılmakta, ancak bu dönem, bir çok değişik konuda yapılacak çeşitli şekil ve boyutlardaki araştırmaları da kapsayabilmektedir.
Şimdi burada, öncelikle bu araştırmaları yaparken, dikkat edilmesi gereken bir kaç konunun da altını çizmek istiyoruz;
* Uzun süren araştırmalara yönelip, zaman harcamayın,
* Bu araştırmaları yapan kişlerin “yanlı olma” tehlikesini unutmayın,
* İşten anlamayan kişilere değil, gereken, bilgili kişilere sorun,
* Geçmiş durumu tüm detayıyla incelemeye alın.
Ve düşünün; bu değişimi yapmak için;
* Bilginiz, eğitiminiz yeterli mi?
* Mali kaynaklarınız ne durumda?
* Personeliniz bu değişime karşı çıkabilir mi (burada önemli bir konu; bu değişimlerde personelde, devre dışı kalma ve işten atılma korkusu vardır!),
* Personel, üst yönetim bu değişimi destekliyor mu, destekleyecek mi?
* Herkes bilgilendirilecek mi, kimler, ne kadar bilgilendirilecek?
* Bu değişim gerçekten isteniyor mu? Muhalifler, “pusu”da bekleyebilecekler kim?
* “Değişim ekibi” kimlerden oluşacak,
* “Kaptan” kim olacak...
Ve değişimin başarılı olabilmesi için şunlara dikkat edin;
* “Kapalı kapılar arkası”nda asla birşeyler yapmaya kalkmayın. Açık olun,
* Tam düşünmeden karar vermeyin, kararınızı yerinde ve zamanında açıklayın,
* Tüm personelinizi bilgilendirin. Onları yanınıza, arkanıza alın; onların güvenini kazanın,
* Çıkabilecek sorunları ve çözümünü birlikte düşünün,
* Yapılacak değişimin geri dönüşümü / karlılığını (Fizibilite Çalışmaları) iyi hesaplayın.
İş akışı ile ilgili araştırmalar;
“Yeniden Yapılanma” çalışmalarında öncelikli önemli olanlar, yapılan iş ile ilgilidir. Bu nedenle araştırma döneminde bu konular önemli bir yer tutabilmektedir.
Bunlar;
* Yapılan iş / ler ile ilgili mevcut sürecin ve iş akışının izlenmesi,
* Çeşitli analizler, ölçümler ve gözlemlerin yapılması,
* Gerçeklerin, yapılan işin temel özelliklerinin bulunması, belirlenmesi,
* İşin geliştirilebilme olanaklarının araştırılması, fırsatların ve bunların boyutlarının belirlenmesi,
* İşi çabuklaştırıcı, basitleştirici çözümlerin bulunması,
* Yeni düzenlemelerin araştırılması,
* Yeni fırsat ve olanakların araştırılması...
Tabii bu arada, çalışanlar;
* Yapılan işe uygunlar mı?
* İşlerini, işyerlerini seviyorlar mı?
* İş yapabilme kaabiliyetleri nasıl?
* Süratleri nasıl? Kimler ne kadar zamanda, ne kadar iş yapabiliyor?
* Kurum içi iletişim nasıl?
* Takım ruhları var mı?..
Bu sorularının cevaplarının da gerçekçi olarak verilmesi, araştırılması gerekmektedir.
Swot Analizi
Çok sıkça duyduğumuz bir analız cinsi... Bu yöntemle firmanın;
“Faktörler”i,
* “+”ları,
* “-”leri,
* Fırsatlar ve
* Tehlikeleri
konularında bir çizelge üzerinde adeta bir fotoğrafı çekilmektedir.
Örneğin “Faktörler” konusunda firmanın tüm;
* Organizasyon yapısı,
* Yöneticileri ve yönetim şekli (işletme-yönetim şeması),
* Mali yapısı,
* İnsan Kaynakları,
* Tanıtım (Reklam, Basın ve Halkla İlişkiler)
* Uzmanlık durumu,
* İç pazarlar,
* İhracat ve dış pazarlar,
* Tesis, binalar ve ofisler,
* Araç - gereçler.
(bu liste her iş kolu için değişebilir) en ince detaylarına kadar incelenmekte, kısaca firmanın bir “check-up”ı yapılmaktadır.

Bir önemli nokta; Marka ve Tanıtım;

Firmalar bir “Yeniden Yapılanma”yı daha çok iç bünyelerindeki genel sistem, işletme, yönetim, üretim ve hizmet konularında hissederler ama sonuçta yaptıkları işin bir isime (markaya) malolacağını çoğunlukla gözardı ederler. Bunun sadece (ya da ağırlıklı olarak) Üretim (mal/hizmet), Pazarlama, Satış, Finans, İnsan Kaynakları ile ilgili problemler olabileceğini, bunlar düzeltilince herşeyin de düzelebileceğini sanarlar. Çünkü bunların hepsi kolayca görülebilen, rahatça hissedilen konulardır. Örneğin; yeni bir binaya taşınma, taşındıktan sonra rahatlama, firmaya yeni kurulan bilgisayar ağı (masaların üzerine yerleşterilen, kullanılmaya başlanan ve varlığı derhal hissedilip, yararları gözle görülen bilgisayarlar), üretim için satın alınan ve devreye sokulan yeni makinalar, araç ve gereçler vs...
Evet, bunların hepsi tesis edildikten hemen sonra varlıklarını derhal hissettirirler. İnsanlar (yönetici ve çalışanlar) bunları gözle görür, elle tutar... Ancak bir de Reklam, Halkla İlişkiler ve Basınla İlişkiler konuları (İletişim / Tanıtım) vardır ki, bunları çoğunlukla gözle görülen, elle tutulan konular değildir. Yapılmadan, kullanıma girmeden doğru / yanlışlığı, güzel / çirkinliği; ne kadar faydalı olabileceği asla anlatılamaz; bu konularda firma sahipleri ve üst düzey yöneticileri ikna etmek oldukça zor; hatta çoğunlukla imkansızdır; ki bu aynen bir bestecinin, sadece bir piyano veya keman ile çaldığı güzel bir bestesinin, dev bir orkestra ile çalınacağı zaman nasıl bir parçaya dönüşebileceğini anlatamaması gibi zor bir şeydir! Durum böyle olunca da, herkes, böyle tek bir enstrumanla çalınan “parça”yı kendi bilgi, sanat ve estetik anlayışı ve “müzik” bilgisi kapsamında değerlendirmekte, yapılan çalışmalar yanlış değerlendirmelerle karşılaşmakta; işler bir de bu konulardaki yetersiz firma sahipleri ve yöneticilerin hatalı yönlendirmeleri ile tamamen yanlış / başarısız / etki gücü düşük “yol”lara sapabilmektedir.

Bunun yanında unutulmaması gerekir ki, firma sahip ve yöneticilerinin imaj konumlandırmalarının gözardı edilmesi de birçok Yeniden Yapılanma çalışmasının başarısızlıkla sonuçlanmasının ve firma verimliliklerinin artırılamamasının en önemli sebeplerinden biri olmaktadır.

Yani burada dikkat edilirse geldiğimiz nokta, işin biraz daha İletişim / Tanıtım ile ilgili kısımları olmaktadır. Çünkü ister “Yeniden Yapılanma” öncesi, ister sonrası olsun, bir firmanın ürettiği mal / hizmeti (markası) nasıl ürettiği, sunduğu kadar, onu nasıl tanıttığı da önemlidir. Ve bu yapılan; ya da yapılmayan; ya da yanlış yapılan tanıtım ve imaj çalışmaları ile bir firma / markanın, hedeflenen kitlelerin beyinlerinde nerelerde konumlandığı (1. sıralarda mı? 2. mi, yoksa 3. mü?..) asla ikinci plana atılmamalıdır...