Uluslararası Ticaret’te iletişim boyutu

Pazarlama ve Satış... Reklam Pazarlama’nın içinde... İletişim; Reklam ve “PR”ı içine alıyor; hatta Radyo, TV ve Gazetciliği de... Bunları birbirinden ayırmak, sınırlarını çizmek son derece zor. Bu nedenle hepsinin birbirinden alacağı-vereceği; birbirlerinden yararlanabileceği çok şey var.

Bugün Dış Ticaret’in İletişimÔle birbirlerine dokundukları küçük bir kesiti ele alacağız; “Uluslararası Ticaret’te iletişim boyutu”nu...

Nedir “Uluslararası (dış) Ticaret”?

Kısaca, yabancı ülkedeki kuruluşlarla yapılan ithalat, ihracaat ya da işbirliği...
Uluslararası Ticaret birebir takip gerektiren bir iştir. Ve dış ticarette müşteriye / iş yapılan kuruluşlara ulaşmak , iş yapmak yurtiçindeki kuruluşlarla olandan daha zordur.

Bu ticaretin iletişim biçiminde “yüzyüze” dışında telefon; şimdilerde internet ağırlıklı olmak üzere fax en çok kullanılan iletişim araçları olmakta, posta ile iletişim neredeyse en son sıralarda yeralmaktadır.
Dış ticaret, iletişim açısından bakıldığında yapılan hataların telafisinin iç ticaretteki kadar kolay olmadığı, hatayı yapan tarafa büyük zararlar verebilen bir iş biçimidir. Bu nedenle bu işin şeklinden, elemanlarının seçimine, kalitesine kadar birçok şey çok önemlidir. Ve özellikle eleman niteliklerinde telefonda iletişim becerisinin kuvvetli olması en önemli tercih sebebidir.

Şimdi bu zor işin dezavantajlarını ortadan kaldıracak, İletişim’le ilgili bazı ayrıntılar5ı incelemeye, özellikle bu tarz bir işi yeni yapmayı düşünenlere bazı tavsiyelerde bulunmaya çalışalım;

İşinizle ilgili iletişim;

* Yaptığınız dış ticaretin uygulama bölümünü oluşturan iş akışlarını ve döküman uygulamalarını tam olarak öğrenin.
* Sattığınız mal hakkında detaylı bilgiye sahip olun ve bu bilgileri (özellikle öne çıkan özellikleri) müşterinize aktarmaya çalışın.
* İthal edeceğiniz mal hakkında geniş kapsamlı bilgi sahibi olmadan sipariş vermeyin.
* Dış Ticaret’te uygulama çok süratli olduğundan işlerin takibi de zordur. Bu zorluk, müşterinizi tanımanız ve tanımamanız ile doğru orantılıdır.
* İş akışlarınızda mesafeleri ve kur farklarını hesaba katmayı unutmayın.
* İthalat ve ihracat rejimlerini, pazarlama, ihracat teşvik tebliğlerini, ülkemizin ve ticaret yaptığınız ülkelerin hukuk sistemlerini iyi öğrenin.
* Gümrük işlemleriniz için, ucuz iş yapan değil; kaliteli, zamanında ve iyi iş yapan komisyoncularla çalışın.
* İlk defa çalışacağınız müşterinizden tam garanti almadan mal satmayın / almayın.
* Akreditifler’de tüm detayları iyi inceleyin.
* Uluslararası devletler hukukunu, bankacılık mevzuatlarını iyi öğrenin.
* İş yaptığınız ülkelerin devlet ve kurumlarının yaptırım ve beklentilerinin farklı olduğunu, iş sırasında size doğru gelmeyen birçok şeyle karşılaşabileceğinize her zaman hazırlıklı olun.
* İş yapacağınız ülkelerin siyasi ve ekonomik durumunu, riskleri, fırsat ve tehlikeleri iyi analiz edin, istikrarlı ülkelerle iş yapmayı tercih edin. Gerektiğinde tecrübeli insanların bilgilerine başvurun.
* Özellikle Ortadoğu ülkeleri ile iş yaparken yeterli güvenceleri sağlamadan iş yapmayın.
* İş süreci içinde mahatap olunan kurumları ve kimliklerini iyi tanıyın.
* Dış Ticaret’te verilen süreler çok önemlidir. İşlerinizi buna göre planlayın (teşvikler ve gümrükte verilen süreleri iyi takip edin).
* Sevkiyat öncesi numune gönderiminde dikkatli olun (üretimde alıcının görüşünü almak olumlu sonuçlar verir).
* Dış ticarette ürettiğiniz malın standartlarını sizin değil, müşterinin koyacağını unutmayın.
Müşterileriniz ile olan iletişimde;
* Tüm dünyada geçerli tek dil, hemen hemen İngilizce’dir. Yaptığınız işle ilgili “İş İngilizcesi”ni iyi öğrenin.
* Yabancılarla olan iletişiminizde lisan farklılıklarından doğabilecek sorun veyanlış anlamalara karşı dikkatli olun, pazarlık, fiyat ve ödeme gibi konularda herşeyin açıkça anlaşıldığından emin olun (bunlar yazılı olsun!).
* Müşterinize verdiğiniz tarih / randevuları iyi takip edin. Her türlü aksilik / gecikmelerde haber / bilgi verin.
* Telefon görüşmelerinde, isim / fiyat gibi ayrıntılara dikkat edin. Telaffuz hataları yapabileceğinizi düşünün. Özellikle parasal / rakamsal konuları, teslimat ve ödemeleri yazılı iletişimle halledin, mutlaka yazılı teyit alın (biliyorsunuz, laflar uçar, yazılar kalır!).
* İş yaptığınız ülkelerin örf ve adetleri ni, o ülkenin kendine has kurallarını, tatil ve bayram günlerini, çalışma sistemini iyi öğrenin. Bunun için en iyisi, mümkünse o ülkeyi bir gidin, kendi gözlerinizle görün; iş yapacağınız kişilerle tanışın, yerlerini bir görün.
* Ürünlerle ilgili şikayet, eleştiri ve istek leri mutlaka önemseyin. Bunlara kulak asmadığınızda müşteri kaybınızın kaçınılmaz olacağını unutmayın.
* Daha sonra çıkabilecek pürüzleri engellemek için, henüz anlaşma aşamasında müşterinizi çok iyi dinleyin, isteklerini iyi anlayın, isteklerinizi, çalışma şartlarınızı iyi anlatın (bunları mümkün olduğunca ayrıntıya girerek yazıya dökmek gerekir!).
* Telefonlarınızın saygı ve dinamizmin bir simgesi olarak ilk çalışlarında açılmasına dikkat edin.
* Konuşmalarınızda güleryüzlü bir iletişim biçimini tercih edin.
* Yeni müşterilerle yaptığınız yazışmaları iyi değerlendirin (iyi / kötü), ciddi kuruluşları iyi ayırdetmeye gayret edin, bunlara numune göndermeyi bir külfet olarak görmeyin.
* Karşılaştığınız her türlü zorluk ve problemlerden ders çıkarmayı bilin.
* Müşterilere hiçbir konuda ısrarcı olmayın, yapışmayın.
* Pazarlama / Satış’ta (Yüzyüze İletişim’de) müşterinin mimiklerine, beden diline dikkat edin.
* İhracat elemanınızın (müşteri temsilcisi / pazarlama elemanı) vizyonuna önem verin.
* Müşteri ile iyi bir iletişim içinde olmanın birinci şartı güleryüzlü olmaktır, bunu önemseyin.
* İhracatta görevli tüm elemanlarınızın insan ilişkilerinde kuvvetli, güleryüzlü, sabırlı, samimi, dürüst olmalarına gayret edin. Onların ne konuda olursa olsun, müşteriyle sert tartışmalara girmemelerini, ölçülü, saygılı davranmalarını sağlayın.
* Dürüstlük, güvenilirlik her zaman ana ilkeniz olsun.
* Yaptiğınız her işte ülkemizi de temsil ettiğinizi sakın unutmayın.