Şirketlerde “Yeniden Yapılanma”da planlama ve uygulama süreci...

“Yeniden Yapılanma” tehlikeli bir oyundur! Bu işte kesin başarı için, öncelikle gerçek amacın ne olduğu iyice belirlenmeli, bu işin firmanın en önemli işi olduğu asla akıldan çıkartılmamalı, 2. plana atılmamalı ve başlanıp ertelenmemelidir!

“Yeniden Yapılanma” yani; “Reengeneering”... Önce; “Karar Verme” sonra “Araştırma Süreci”ni yazdık, bugünkü yazımız ise, bu çalışmaların son aşamaları ile ilgili. Yani planlama ve uygulama süreçleri ile...
Aslında neredeyse tüm firmalarda, bilerek ya da bilmeyerek devamlı olarak bir yeniden yapılanma vardır. Ve bu değişimler firmalar büyürken, o firmaların üst yönetimindeki kişilerin mevcut bilgileri oranında gerçekleştirilmektedir; ama bu bilgiyi aşan değişimler gerektiğinde “dışardan” bir bilgi+tecrübe transferi kaçınılmazdır.
Biz burada, bu yazıları yazarken, bir yeniden yapılanmanın nasıl yapılabileceğinden, bunun teknik yanlarından çok, hangi düşüncelerle hareket edilmesi gerektiğinden, neler yapılırsa daha iyi sonuçlar alınabileceğinden ve en çok dikkat edilmesi gereken konulardan bahsetmeye çalıştık.

Daha önceki yazılarımızda değinmiştik; bu yazılar sadece bilgilendirme, ufuk genişletme yazılarıdır. Ve bu yazıları okumakla gerçek bir yeniden yapılma operasyonu gerçekleştirmek neredeyse pek mümkün değildir. Çünkü bu çalışmaların planlanması, uygulanması firmadan firmaya, sektörden sektöre, hatta firma sahiplerinin ve üst yönetimin hayat görüşlerine göre değişebilmekte, bu nedenle de bu operasyonlar gerçekten uzmanlık gerektirmektedir.
Gelelim bugünkü yazımıza; “Yeniden Yapılanma”da “Planlama” dönemine...

Şimdi nelere dikkat etmelisiniz, bir bakalım...


Öncelikle;
* İdeallerinizi önemsemelisiniz!
* Bir değişime neden ihtiyaç duyduğunuzu iyi bilmelisiniz. Bu nedenle, ana hedeflerinizi belirlemelisiniz; hedeflerinizden asla uzaklaşmamalısınız.
* Planınızın kapsamını ve değişimin sahasını belirlemelisiniz; bu çerçevenin dışına taşmamalısınız.
* Yapacağınız değişimin mutlaka bir zaman sınırlaması olmasına dikkat etmelisiniz...
Ve;
* Yeniden yapılanma çalışmalarınızın mutlaka tek bir lideri olsun... Bu kişi firma içinden bir yönetici olabilir; kendisine yetki ve sorumluluk verilsin, çalışmaları o yürütsün, onayları o yapsın, uygulamaya o koysun, o denetlesin...
Bu kişi (yeniden yapılanmanın lideri);
- Saygı duyulan,
- Güvenilir,
- Uyumlu,
- Planlı çalışan,
- Disiplinli,
- İnsan ilişkileri iyi bir kişi olmalıdır.
* İşin büyüklüğüne göre, yeniden yapılanma liderinin altında bir ekip (komite) oluşturulmalı, bu ekipdeki kişiler birbirlerine saygı duyan kişiler olmalı, gerektiğinde birbirlerini motive etmeli, tüm fikirleri sonuna kadar dinleyip, birlikte değerlendirmelidirler.
* Yeniden yapılanma ekibinin tüm firma tarafından desteklenmesi sağlanmalı, kendilerine her türlü imkan verilmelidir.
* Yeniden yapılanma ve değişimlerde yaratıcılığa önem verilmeli, yeni fikirlere açık olunmalıdır.
* Yeniden yapılanma çarpıcı olmalı, köklü, göze çarpan değişimler içermeli, çıkan sonuç özgün olmalıdır.
* Eski duruma göre, görünen, hissedilen bir fark yaratılmalı, değişim hemen farkedilmeli, beklenmeyen gerçekleştirilmeli, yapılan çalışmalara, harcanan paraya değmelidir.
* Yeniden yapılanmalar firmanın mevcut bilgisine yeni bir bilgi akışını da gerektireceğinden, mümkün olduğunca danışmanlarla işbirliği yapılmalı, uzmanlara danışılmalıdır (“dışardan bakan bir göz” açısından önemli!).
* Değişim önem sırasına göre planlanmalı (öncelikli değişecekler, sonra değişecekler vs. gibi),
* Çarpıcı gelişmeler için iş süreçleri kontrol edilmeli, köklü değişim için bunlar yeniden tasarlanmalı,
* Takım ruh oluşturulmalı,
* Yaratıcı olunmalıdır (yeniliğe açık olmayan bir yeniden yapılanma başarılı olamaz!).
* Ekonomik ve tasarruflu olunmalı, mutlaka bir bütçe yapılmalı,
* Yeni sistem tüm detaylarıyla belirlenmeli, yeni iş akışları planlanmalı, ayrıntılara girilmeli, yeni sistem herkesin anlayabileceği bir dille yazıya dökülmeli, belgelenmeli, bu bilgiler organize edilmeli, kolay yararlanılacak bir hale getirilmeli, bilgisayarın kolaylıklarından yararlanmalıdır.
* Arşive önem verilmeli, geçmiş yırtılıp atılmamalı,
* Çevre ile uyum sağlanmalı,
* Firma felsefesi oluşturulmalı, davranış ve karar modelleri belirlenmeli,
* “Firma Ruhu” ile sistemin uyumu gözönünde bulundurulmalı, bu sağlanmalı,
* Tüm tahminler değerlendirilmeli ama son sözü yine yeniden yapılanmanın lideri söylemelidir.
* İşe en uygun Bilgi İşlem Donanımı araştırılmalı, uygulanmalı,
* Güvenilirlik Sistemi ve Denetim Sistemi oluşturulmalı,
* Bu arada, yeni sistemin nasıl tanıtılacağı planlanmalıdır.
Burada önemli bir noktanın altını çizmek istiyoruz, araştırma yaparken çok fazla detaylara girip zaman kaybedebileceğinizi ve işin, içinden çıkılmazı bir hal alabileceğini asla unutmayın.
Ve işi daha çok “Kuşbakışı” görmeye çalışın.
Planlama yaparken;
* Amaç,
* Mesaj, yaratılacak imaj?
* Hedef kitleler,
* Kullanılacak araçlar,
* Zamanlama (uzatmayın, zamanında bitirin),
* Bütçe,
* Değerlendirme
konularını dikkate alın, bu sisteme göre planlayın...
Uygulamaya geçerken;
* Firma sahiplerinden ve en üst yönetimdeki kişilerin tamamından, yapılan değişim planının onayını alın. Değişim planına şüpheli bakanların ileride sorun yaratabileceğini unutmayın!
* Değişimi frenleyenlere, muhaliflere dikkat edin (bu davranışları daha çok yerini haketmeyen yöneticiler ve personel sergilemektedir!).
* Personelinizi bu değişimle ilgili olarak bilgilendirin, anlatın ve onların da kesin onayını, desteğini alın, başarılı sonuç alındığında ödüllendirin. Personelin her türlü değişimde bazı rahatsızlıklar duyabileceğini unutmayın!
* Eğitime önem verin. Yeni sistem ve iş akışını personele uygulamalı seminer programları ile iyice anlatın, öğretin, denetin. Tam olarak uygulamaya koymadan hatalarını görün, düzeltin.
* Yeniden yapılanmayı işin bütününe yaymadan pilot bölgelerde deneyin.
* Çalışanların bireysel ihtiyaçları gözönünde bulundurun, personel motivasyonunu ön planda tutun (bugün birçok kurumsallaşmış firma personeline müşterisi gibi bakmakta, onlara müşterisine verdiği değeri vermektedir).
* Geçmişten ders alın, başarısızlıkları ve sebeplerini gözönünde bulundurun.
* Daha dinamik ve etkili bir yönetim için alttan gelen bilgileri önemseyin; tavsiyelere, şikayetleri değerlendirin, sadece tepedekileri değil, alttakileri de dinleyin...
“MIS” (Management Information Systems) / Yönetim Bileşim Sistemleri
MIS firma yönetiminde bilgilerin işlenmesini ve iletilmesini sağlamaktadır. Bu, firmada yapılan işlerin yazılı çizili bir hale getirilmesi, ölen ya da işten ayrılan elemanlarla yokolup gitmesinin önlenmesi için yapılan çalışmalar dizisidir.
Bu yazılı sistemde;
* Strateji ve taktik bilgileri,
* Üretim, pazarlama, satış, servis, dağıtım, vs. bilgileri,
* Operasyon bilgileri,
* Çeşitli standart (kalite, ölçü, vs.),
* Şirket içi ve dışı prosedürler, kurallar,
* Şirket yapılanması, idari yapı, görev ,yetkiler ve sorumluluklar,
* Personel konuları (ücret dağılımı, özel ödemeler, vs.),
* Her türlü kayıtlar, bilgi işleme, depolama şekli, destek, ofis otomasyonu vs.)
bulunmakta, bu işler (insan + makine + finans ilişkileri) daha çok bilgisayar ortamında düzenlenmektedir...
Böyle bir sistem, yönetime;
* Anlamlı bilgi almak,
* Karar vermek,
* Hızlı iş yapmak,
* Doğru iş yapmak ve
* Zamanında yapmak
konularında çeşitli yararlar sağlamaktadır.
Bu sistemi tasarlarken;
* Sorunlar,
* Formasyonlar,
* Çalışan gruplar,
* Organizasyonlar,
* Genel Sistem,
* Üst ve alt sistem ve
* Hedeflerin doğru tanımlanması, sistemin iyi işlemesi ya da iyileştirilmesi için uygulama öncesinde sorunların tüm detaylarıyla değerlendirilmesi gerekmektedir.

Ve “Uygulama”

Uygulama; tüm planlanan çalışmaların firma bünyesine, yapılan işe ya da organizasyona adapte edilmesidir. Diğerleri de zordur ama bu dönem, aslında en zor dönemlerden biridir. İnsanlar en ufak bir hata gördüklerinde, bunun kendilerini bir felakete götürebileceği hissine kapılabilirler. İşte, burada yaşanan yersiz panikler firmaları zor durumlarda bırakabilmektedir; ki bu ortamları daha çok firma içinde, bu değişimi istemeyen, rahatsız çevreler yaratabilmektedirler, unutmayın!.
Bu zor durumları önleyebilmek için çalışmalar sırasında;
* Firmaya devamlı olarak ivme verilmesinde,
* Sürekli ve düzenli toplantılar yapılmasında,
* Devamlı olarak bilgi verilip, fikir alınmasında, değişik görüşlere önem verilmesinde, herkesin çekinmeden fikrini söyleyebilmesine olanak tanınmasında,
* Uygulamaya geçmeden önce uygulamalı, planlı düzenlenmiş eğitimler verilmesinde,
* Tüm kontrolleri yapılan, denenmiş değişimlerin başarılı olundukça uygulamaya koyulmasında büyük yararlar vardır.
Uygulamada başarılı olabilmek için;
* Yaptıklarınızla asla yetinmeyin, nasıl daha iyi yapabileceğinizi araştırın, kendinizi, bilginizi devamlı olarak geliştirin (son zamanlarda bol miktarda piyasaya çıkan dergiler ve eğitim semenerleri üst yönetim kadrolarına oldukça büyük yararlar sağlamaktadır),
* Coşkulu olun! Önce kendiniz, sonra çalışanlarınız ve müşterileriniz üzerinde heyecan yaratın.
* Özellikle hizmet sektöründe iseniz, personelizin motivasyonunu daha çok önemseyin, onların fikir ve düşüncelerine önem verin, en azından dinleyin!
* İyimser olun, yapıcı olun,
* Israrcı olun, çabuk vazgeçmeyin,
* Gereksiz paniklere kapılmayın, kendi kendinizin moralini bozmayın (Unutmayın; bilmeyenler, tecrübesizler ve öncelikle kendine güvenmeyenler paniğe kapılırlar. Bilmiyorsanız öğrenin.).
* Sakin olun, sabırlı olun,
* Yeniden yapılanma ekibinin bir üyesi iseniz, arada bir kendi kendinizi sorgulayın ve bunun sorumluluğunu hissedebiliyor musunuz? düşünün. İnanmadığınız bir işi yapmaya çalışmayın ya da bilmiyorsanız, işi bilene teslim edin!
* Eğitime önem verin!
* İyi yapın ve
* İyi tanıtın!
* Basın’ın, Reklam’ın ve Halkla İlişkiler’in gücünden yararlanın, tüm işlerde olduğu gibi, bu konunun uzmanı olmadığınızı unutmayın, işi bilene bırakın ve işe fazla karışmayın! (Bu konular herkesin anladığını sandığı konulardır (asıl tehlike burada!). Bu nedenle, bu çalışmalara firmalar çok karışmakta, kendi zevk, beğeni ve anlayışları oranında çalışmalar yapmakta ya da yaptırtmakta, karıştıkları oranda da küçümsenmeyecek ölçüde büyük hatalar yapmaktadırlar!)...
Yeniden yapılanma çalışmaları, her etabında; başlangıçta, uygulamada (hataların kontrolu, çevrenin tepkileri, vs.), finalde mutlaka denetlenmeli, değerlendirilmeli, elde edilen başarı ile yetinilmemelidir...
“Yeniden Yapılanma”da yapılan hatalar ve tehlikeler;
* Değişimi yanlış kişilerle yapmaya çalışmak,
* Uzmanlara danışmamak,
* Uzmanların işine fazla karışmak, bilgiye saygı göstermemek, uzun yıllardır yaptığı işi sadece en iyi kendisinin bilebileceğini sanmak,
* Yeterli bütçe ayırmadan az parayla büyük şeyler yapmaya kalkmak,
* Stratejik hatalar yapmak,
* İyi planlayamamak,
* Yanlış hedeflere yönelmek,
* Firma analizinde hata yapmak, uzun zaman harcamak,
* Yeniden yapılanma liderini iyi seçememek, önemsememek,
* Geleneklere fazla bağlı olmak, yeniliklerde çekingen davranmak, “İnsanlar ne der?” diye düşünmek,
* Alışkanlıklardan vazgeçememek,
* Kararsız olmak,
* Estetik anlayıştaki zevksizlikler ve yetersizlerin farkında olmadan yanlış ve çirkin tanıtım çalışmaları yapmak,
* Telaş etmek,
* Personeli düşünmemek, onlara değer vermemek, bilgilendirmemek, fikirlerini sormamak,
* Pusuda bekleyen iç ve tehlikeleri hesaba katmamak, bunlara önlem almamak, uyarılara kulak asmamak,
* Gereksiz, iş saatleri dışında, en verimsiz saatlerde toplantılar yapmak,
* Çevresindeki çıkarcılara ve yağcılara güvenmek, inanmak, gerçekten dürüst insanları görememek, onlardan yararlanamamak,
* Planlamak ama uygulamamak,
* Eksik uygulamak,
* Uygulayamadığı halde, hedeflenen çevrelere uyguladığını söylemek,
* Çeşitli bahanelerle yeniden yapılanma programını yavaşlatmak ya da işin yarısında vazgeçmek,
* Denemeden, sistemi tam oturmadan devreye sokmak ve
* Firmanın ve yöneticilerinin “A, B, C” uyumsuzlukları, imaj ve konumlandırılmasındaki hatalar...
Kimler başarabilir?
* Çağı takip edebilenler,
* Yenilikleri takip edenler, bünyelerine kolay adapte edebilenler,
* Yaratıcı olanlar,
* Dinamik, süratli olabilenler,
* Hızlı iletişim kurabilenler, hızlı düşünebilenler, cevap verebilenler, hızlı çare bulabilenler,
* Güvenilir olanlar,
* Dünya görüşü, “vizyon”u olanlar,
* Sevilenler, saygın olanlar,
* Disiplinli ve planlı olanlar,
* Müşterisine değer verenler, onların sorun, şikayet ve önerilerini dinleyenler, değerlendirenler, onların ihtiyaçlarını önceden hissedebilenler,
* Personelini dinleyenler, onlara değer verenler, haklarını koruyanlar,
* Reklam ve Halkla İlişkiler uzmanlarını dinleyenler, işlerine gereğinden fazla karışmayanlar,
* Hedeflenen kitlelerin düzeyine uygun hayat görüşleri olup, iş yapabilenler,
* Kimi dinleyip, kimi dinlememesi gerektiğini bilebilenler...

Son söz...

Yeniden Yapılanma, firmanın büyüklüğüne, küçüklüğüne ve sektöre (iş sahasına) göre 3-12 ay arasında bir zaman dilimi içinde gerçekleştirilen bir dizi araştırma, planlama ve çalışma (uygulama) sürecidir. Bu işte kesin başarı için, öncelikle bu işin firmanın en önemli işi olduğu asla akıldan çıkartılmamalıdır ve bu iş 2. plana atılmamalı, başlanıp ertelenmemelidir! Çünkü, Yeniden yapılanmalarda bir süre sonra yapılan geri dönüşler büyük imaj kayıplarına yolaçabilmekte, bu da para kayıpları anlamına gelmektedir. Bu nedenle harekete geçmeden önce iyice düşünün, yapılacak yeniden yapılanmanın ne anlama geleceğini, bu değişimden ne beklediğinizi ve amacınızı net olarak saptayın ve özellikle ortaklarınızın ya da üst yönetimin tam desteğini almadan, onların inançlarına güvenmeden bu işe kalkmayın.