“Satış Yönetim”inde bilgi, değerlendirme ve İletişim

Her ne kadar satış yöneticileri ve satış elemanları zamanlarının büyük bir bölümünü firma dışında, müşteri görüşmeleri, pazarlama, satış yaparak geçirseler de yapılan tüm görüşmelerin sonuçlarını kayda geçirmek, bunun için de bir zaman harcanmak zorundadırlar. Her türlü görüşme ve satış sonuçları ile ilgili bilgileri kapsayan bu değerlendirme raporları ve içerdiği bilgiler firmanın, satış ve pazarlama ile ilgili tüm departmanlarının ve firma içinde çalışan ilgili kişilerin her zaman başvuracakları önemli bir bilgi bankası / kaynak oluşturur.

Bu bilgiler doğru, zamanında ve tam olarak tutulduğunda, pazar, müşteri vs. ile ilgili birçok bilgiye de en sağlıklı ve kısa yoldan ulaşılmayı sağlar.

Bu bilgilerin günümüzde en popüler depolanma şekli; dosyalama, kartoteks ya da bilgisayar ortamalarında kayıt / izlenme şeklinde olmaktadır.

Her firmanın satış departmanının en önemli görevlerinden biri olan bu iş, ciddi tutulduğunda ve iyi bir şekilde yapıldığında, Pazarlama / Satış ile ilgili her türlü sorunun çözümü için gerekecek bilgiye en kestirme ve sağlıklı yoldan ulaşmada ve bu konuda harcanacak zaman tasarruf edilmesi konusunda son derece yararlı bir yöntemdir.
Bilgi / kayıt sistemini oluşturan formlarda hangi bilgilere ulaşılabilir?
A- Müşteri / firma bilgileri;
- Firma adı,
- Adresi,
- Vergi dairesi no,
- Telefon,
- Fax,
- Web,
- “E-mail” adresi,
- Yetkili kişi / ler,
- Firma sahipleri,
- Firmanın yan kuruluşları,
- Firma iş konusu,
- Firmanın büyüklüğü,
- Kullandığı / satınaldığı ürünler,
- Satınalma potansiyelleri,
- Satınalma şekli,
- Ödeme şekli,
- ‚alıştığı banka / lar,
- Hesap no / lar...

B- Görüşme bilgileri;
- Yapılan telefon görüşme tarihi,
- Görüşülen kişi,
- Görüşülen kişinin ünvanı,
- Verilen / alınan teklifler vs.,
- Yapılan görüşme ve sonuçları,
- Üzerinde anlaşmaya varılmış / varılamamış kararlar,
- Yapılacak yeni girişimler,
- Verilen sözler, taahhütler,
- Bir sonraki görüşme ile ilgili bilgi (konu, tarih vs.),
- Gözden geçirme tarihleri,
C- satış elemanı hakkında;
- Herbir müşteri için üzerinde mutabık kalınan hedefler,
- Alınan kararlar,
- Strateji ve taktikler...
Satış yöneticisi işlerini nasıl organize eder?
Satış yöneticisi bunun için iki değişik liste / çalışma programı yapar;
1- Üst yönetimden yapılması istenen görevlerin listesi (bizzat kendisinin yapacağı çalışmalar),
Bu program “check-list” şeklinde ya da ajanda sistemi ile takibedilen bir çalışma sistemi olabilir. Yapılacak işler bunlardan; günlük, haftalık, aylık vs. olarak takip edebilir.

2- Çalıştırdığı elemanlara dağıtacağı görevlerin listesi (bu elemanların herbirinin yapacağı işlerin ayrı listelerde / dosyalarda gösterildiği bir sistem içinde olmalıdır.

Bu dosyalar yıl boyunca periodik aralıklarla mutlaka incelenmeli, değerlenderilmeli, elamanların performansları bu sistem içinde değerlendirilmeli, görüşülmek istenen konular not alınmalı, ve yine bu dosyalarda bulundurulmalıdır.

“Merkez Satış Bürosu”nun önemi


Satış, bir organizasyon içinde, o organizasyonla entegre olmuş, Pazarlama faaliyetleri içinde yeralan bir iştir.
Hernekadar satış departmanında çalışanların büyük bir çoğunluğunun günlük mesai saatlerinin büyük bir bölümü dışarıda, müşteri ziyaretlerinde geçse, “dışarı”sı “içeri”den daha önemli imiş gibi görünse de, başarılı bir satış departmanı / ekibi için merkez büro her zaman önemlidir.

“Merkez Satış Bürosu” Satış’ın kalbi, sahadaki satışın desteği, her türlü iletişim, bilgi, denetim ve değerlendirmenin merkezidir. Tüm bilgiler orada toplanır, orada değerlendirilir, oradan dağıtılır.

Günümüz işdünyasının gereklerine göre satış departmanlarının teknolojik olarak çok güçlü olması gerekmektedir. Özellikle bilgisayarların iyi kullanıldığı, tüm evrak, kayıt, girdi-çıktı, stok, depolama, ithalat, ihracat, yükleme ve her türlü iletişim işlerinin elektronik ortamda yapıldığı işletme / organizasyonlarda bu konudaki başarı, verim oranlarındaki artışlar olarak geri dönmektedir.

Tabii bütün herşey tamamen elektronik / bilgisayar ortamlarında yapılıyor olsa; tüm donanım buna göre sağlanmış olsa bile insansız hiçbir şeyin tek başına olmadığı da ortadadır.

Yani sadece “insan” değil; kaliteli insandan sözediyor işdünyası artık... Yani, bilgili (eğitimli), tecrübeli ve herşeyden önemlisi iş yapabilir, iş üretebilir kaabiliyet ve kapasitede olan insanlardan... Yani sadece “beden”lerden oluşan insanlardan değil; “beyin”lerden de oluşan!

Günümüz işdünyasının en büyük açmazı... Kaliteli adam; kafası çalışan adam... Gazetelerde her ay binlerce “eleman aranıyor” ilanı... Her ilana yüzlerce başvuru ama sonuç?!

Kimse aradığını bulamıyor... Randevular, bitmek tükenmek bilmeyen eleman sirkülasyonları, “interview”larda kaybedilen zamanlar, sistemleşememiş, kurumsallaşamamış şirketlerde zaman ortalaması neredeyse 3 aya inen çalışma süreleri...

Şirketler arıyor, elemanlar arıyor... Hep daha iyi eleman, hep daha iyi iş...

Sonuç?!


Her iki taraf için de pek iyi değil...

Bir de bunları körükleyen birçok neden... İşyerlerinde kıskançlık, “alaylı-mektepli” çatışmaları, “Ben bilirim” hastalıkları, birbirinin üzerinde otorite kurmaya çalışmalar, “ayak kaydırma” / “püskürtme” harekatları, muhbirlik, gruplaşmalar, gizli / açık sürtüşmeler vs. vs...

Ve insanların işyerlerine gelene kadar (özellikle evleri, işyerlerine uzak olanlar) yolda geçen stres dolu saatleri, günlük enerjilerinin neredeyse %25-30’unu götürüyor...

Buna bir de işyerlerindeki motivasyonu, çalışma zevkini öldüren, yukarıda yazdığımızı sebepleri ekleyince bir %40-50’sini de bunlar götürüyor... Ve çalışanların çok büyük bir çoğunluğu, sayıları küçümsenmeyecek oranda fazla olan bu tarz şirketler / işyerlerinde, günlük enerjilerinin sadece (kalan) %25-30’uyla iş yapabiliyorlar. Ki bu da bütün işadamları, üst düzey yöneticiler için üzerinde dikkatle ve ciddi bir şekilde düşünülmesi gereken bir durum, bir konu oluyor günümüzde.

Söz açıldı, nereler geldik... Merkez ofiste satış yöneticisinin elemanlarının kalitesi, sayısı, yukarıda yazdığımız psikolojik durumlar; hepsi çok önemli çünkü... Çünkü bu elemanların verimlilği, satış verimliğini direkt olmasa bile endirekt olarak etkileyen en büyük etkenlerden... Ve satış yöneticisinin verimi de satış elemanları kadar bu bürolarda çalışan elemanların performanslarıyla yakından ilgili.

Nasıl bir satış yöneticisi?


Tabii bunlar işin çalışanlar cephesi... Diğer taraftan, iyi bir satış yöneticisi, emrinde bulundurduğu bu departmanda ne iş yapılıyor, nasıl yapılıyor, ne zaman, hangi sıklıkla yapılıyor, iş akışları nasıl, data’lar nasıl depolanıyor, kayıt, arşiv, kullanılan araç-gereç nasıl kullanılıyor, teknik, elektronik (ağırlıklı olarak bilgisayar) vs. nasıl işliyor, kullanılıyor gibi birçok bilgiyi elinde / dağarcığında bulundurmak, tüm bu çalışmaları gerektiğinde tek başına yapabilecek kadar bilgi ve beceriye sahip olmak zorunda, durumunda...

Nasıl bir iletişim?


“İnsan” deyince, nedense hemen yanıbaşında “İletişim”i de buluyoruz. Ne iş yaparsak yapalım, iyi, etkili bir iletişim olmadan hiçbir işte başarılı olunamadığını artık hepimiz iyi biliyoruz.
Konumuz; Satış.
Satış’ta, Satış İletişimi’nde kilit adam; satış yöneticisi... Kendine bağlı satış elemanları, satış temsilcileri, müşteriler bir tarafta; bağlı, sorumlu olduğu üst yönetim diğer tarafta... Ve kendisi tam ortada.

“Pazar”a ve alış-veriş yapılan ortama en yakın yetkili kişi olarak olumlu ya da olumsuz tüm bilgileri derleyip, toplayıp, zamanında üst yönetime iletmesi gereken, aynı zamanda bir iletişim aracı satış yöneticisi.
Tepe yönetim;
* Ürün,
* Müşteriler,
* Satınalma / almama sebepleri,
* Pazar, piyasadaki yenilikler, iniş-çıkışlar,
* Rakipler,
* Satış sonuçları
gibi, bu gelen bilgiler doğrultusunda yeni stratejiler belirliyor, yeni kararlar alıyor, yeni (sağlıklı) pazarlama planları yapıyor... Bu konudaki başarı da, zaten satış departmanından gelen hep bu bilgilerin zenginliği, kuvveti ile yakından ilgili...