Firmalarda yöneticilerin “sağ kolu”; yönetici sekreterleri ve iletişim...

Bu mesleği yapan kişilerin öncelikle bu işi benimsemeleri, kabul etmeleri ve sevmeleri gerekiyor. Zaten ne iş için olursa olsun, başarılı olmanın birinici şartı sevmek değil mi? Bu nedenle, bu konuda çalışan kişilerin başarılı olabilmeleri için, öncelikle mesleklerinin profesyonel olarak yönetici sekreterliği olduğunu iyi bilmeleri gerekiyor...
Yöneticilik kadar zor bir iş yönetici sekreterliği... Ve “İyi bir yönetici sekreteri yöneticisinin %50’si olmalıdır” diye bir tanım var... Evet, bazen bir yönetici sekreteri, görev yaptığı firmanın yönetimini üstlenecek kadar da bilgili, akıllı, becerikli, insiyatif sahibi, planlı, özverili, sorumluluk sahibi olması gerekiyor.

Geçen haftaki yazımızda “Firmalarda Kişilerarası İletişim ve Motivasyon” konularına girmiştik... Konu firma içinde iletişim, müşteri ile iletişim ve personel motivasyonuna kadar gelince, bugünkü yazımızda da firmalarda yöneticilerin birer sağ kolu olarak görev yapan yönetici sekreterleri / asistanları ile ilgili iletişim biçimlerine ayırmayı düşündük. Ve iyi bir yönetici sekreteri nasıl olmalı, çevresindeki kişilerle, yöneticisi ile nasıl bir iletişim içinde olmalı, davranmalı vs, vs. gibi konulara ayırdık.

Nedir, iyi bir yönetici sekreterinde bulunması gereken özellikler?


Burada tüm yazacaklarımızın en başında, bu mesleği yapan ya da yapmak isteyen arkadaşlara öncelikle şunu söylemek istiyoruz; mesleğinizin profesyonel olarak yönetici sekreterliği olduğunu bilin ve öncelikle bunu kabul etmiyorsanız bu işi yapmayın!

Evet, öncelikle yaptığınız bu işi benimsemeniz, kabul etmeniz ve sevmeniz gerekiyor. Zaten ne iş olursa olsun, başarılı olmanın birinici şartı da bu değil mi?!
Sonra; işte tavsiyeler;
* Kendinize güvenin,
* Başarılı olmaya çalışın,
* Çalıştığınız işyerini benimseyin, sahip çıkın (çiçekleri sulama, yere düşeni kaldırma gibi), lakayıt olmayın, davranmayın,
* Firmanızın kimliğini, özelliklerini, firmada yapılan işin ne olduğunu, nasıl yapıldığını, inceliklerini öğrenin,
* Duyarlı olun, asla bir “robot” gibi çalışmayın,
* İş yerinize genellikle 5-10 dakika erken gelmeye çalışın,
* İşe geç gelmeyi alışkanlık haline getirmeyin,
* Tam saatinde çıkmayın,
* Yapacaklarınızı daima önceden planlayın, programlayın,
* Ofiste kullandığınız makina ve aletleri özenli kullanın, size arada bir lazım olanları bile boş zamanlarınızda kullanmasını öğrenin,
* Çevrenizi devamlı olarak temiz ve düzenli olmasını sağlayın,
* Arşiv her işyeri için çok önemlidir. Aranan birşeyi çok süratli bulabiliceğiniz bir arşivleme ve dosyalama sistemi kurun,
* Kartvizitler ve telefon rehberlerinin düzenine dikkat edin, güncelliğini koruyun,
* Bilgisayarı çok iyi kullanmasını öğrenin, boş zamanlarınızda kullandığınız programların diğer işlevlerini öğrenmeye çalışın; işinize yardımcı olacak yeni programları öğrenin,
* Yapılan her işte, işyerinde mutlaka gizli birşeyler olacaktır. Bildiğiniz özel, sır olan şeyleri saklamaya çalışın, kimseye sır vermeyin. Dost bildiğiniz kişilerin bile dedikodu üretebileciğini unutmayın (“Sırrını söyleme dostuna, söyler dostuna!”),
* Özel sorunlarınızı iş yerinize taşımayın,
* Tatlı-sert, otoriter olmaya çalışın,
* Telefon görüşmelerinizde nazik davranın, her zaman hem firmanız, hem de kendiniz adına artı puanlar toplamaya çalışın,
* Bilmediğiniz konuları öğrenin, kendinizi ilgi duyduğunuz her konuda yetiştirmeye, geliştirmeye çalışın,
* Halkla İlişkiler mesleğini öğrenin, onun gücünden firmanızı yararlandırın,
* Her zaman bakımlı olun,
* Size ve işyerine uygun bir saç modeliniz olsun, asla aşırı makyaj yapmayın,
* Prezantabl olun, gözükün, ne çok seksi, ne de basit olun,
* Temiz olun,
* Giyim tarzınıza özen gösterin, abartılmış kıyafetlerden kaçının,
* Asla aşırı mini etek, seksi ve şeffaf giysiler, dallı-güllü elbiseler giyinmeyin,
* Sade, işyerinize, size, kişiliğinize, yaşınıza ve konumunuza uygun kıyafetler giyin,
* Gergin, sinir bozucu, huzursuz ortamlar yaratmayın, sürekli problem üreten kişi olmamaya dikkat edin.
* Yapıcı, problem çözücü olun,
* Firmanızın rakiplerini izleyin, olumlu ya da olumsuz bilgileri yöneticinize iletin,
* Gerektiğinde insiyatifinizi kullanın ama sonuçlarını gelen tepkilerle bir değerlendirin, yanlış yapabileceğinizi unutmayın,
* Sizinle konuşan kişinin hızından daha süratli düşünüp cevap vermeye çalışın,
* Kendinizi her zaman, her türlü yeniliklere açık tutun,
* En az bir yabancı dili (özellikle İngilizce) iyi bilin. Bilmiyorsanız en kısa zamanda mutlaka öğrenin, buna zaman ayırın,
* Hiçbir şeyi atlamayın, unutmayın. Bunun için daima yazın, çizin, not alın,
* Sizden takip etmeniz istenen evrak ve faturaları iyi takip edin, günlerini kaçırmayın,
* Monoton olmayın, kendinizi sürekli olarak yenilemeye çalışın,
* Masanızda her zaman bulunduracağınız küçük, bir vazo çiçek hem size hem çevrenizdekilere küçük bir mutluluk verecektir,
* Yüzünüzde her zaman küçük bir tebessüm olmasına dikkat edin,
* Acil durumlar için çekmecenizde kağıt mendil, çorap, törpü, tırnak makası, iğne-iplik, diş macunu, diş fırçası, kolanya, kibrit, mum, elbise fırçası, leke ilacı, yağmurluk, şemsiye, kazak vs. bulundurun,
* Dikkat gerektiren işleriniz için, ortamın en sakin olduğu zamanları seçin,
* Ses tonunuzu iyi ayarlayın, monoton bir şekilde konuşmayın,
* İşinizi ve işyerinizi sahiplenin,
* Çevrenizdekilerle olan iletişiminizde asla özel hayatınızı ilgilendiren konulara girmeyin, anlatmayın,
* Mutlaka, arkadaşlarınızın isimini öğrenin, onlara isimleriyle hitabedin, kimseye; “Şey!”, “Hişt!” diye çağırmayın,
* Mesafeli arkadaşlıklar, dostluklar kurun,
* Normalin üstünde ilgi duymadıkça, kendinizden çok emin olmadıkça (ciddi) işyerinde karşı cinsten biriyle ilişkiye girmeyin,
* Çevrenizdekilerle dost olun, onların özel sorunları ile gerektiği kadar ilgilenin ama asla aşırıya kaçmayın,
* Dedikodu yapmayın, dedikodu ortamlarında bulunmayın,
* İnsanları, fikirlerini dinleyin, içeriğini yorumlayın. İki tarafı da dinlemeden yargılamayın, sonuca varmayın, eksik bilgi ile karar vermeyin, tam emin olmadan birilerine birşey söylemeyin,
* Gerektiğinde hayır demesini bilin, öğrenin,
* Çok yoğun olduğunuz bir sırada gelen bir telefona nazikçe; “Kusura bakma, şu anda çok meşgulüm, biraz sonra ben seni arayayım” deyin, “Sadece bir dakika, birşey soracaktım” diyenlere sakın inanmayın,
* Birilerinin evlenme, doğum günü, yardım vs. için para toplamayın,
* İşiniz ve işyerinizle gurur duyun. Böyle bir yer değilse biran önce değiştirin. Başarının ve yükselmenin sırrı iş değiştirmektir, unutmayın!
* İşyerinize sahip çıkın, çıkarların koruyun,
* Yere düşeni kaldırın,
* Odanız, masanız çevrenizin düzeni karakterinizi yansıtır, unutmayın,
* Mesai bitiminde, masanızı mutlaka toplayarak çıkın. Ertesi güne herzaman daha iyi başlarsınız, hem de çevrenizden iyi puanlar alırsınız,
* Eve iş götürmeyi değil, ofiste çalışıp, geç çıkmayı tercih edin,
* Sulu göz olmayın, çabuk darılmayın,
* Kapris yapmayın,
* Alıngan olmayın,
* Kıskanmayın,
* Yardımsever olun, bazen iş arkadaşlarınıza yardım edin,
* Güvenilir olun,
* İş arkadaşlarınızla gittiğiniz eğlencelerde fazla içki içip, serhoş olup, kötü bir izlenim bırakmayın,
* Kaderinizi, geleceğinizi belirleyecek kişiler üzerinde daima olumlu bir imaj yaratmaya çalışın,
* Programlarınızı sık sık gözden geçirin, gerekiyorsa yeniden düzenleyin,
* Yaratıcı olun, problemlere pratik ve hızlı çözümler bulun,
* Ofisboy ve odacılara fazla ricacı olmayın (sonra iş yaptıramazsınız!),
* Öğlen yemeğini masanızda yemeyin (işyerindeki yemek kokusu dışarından gelen misafir / müşteriler için hiçbir zaman iyi bir puan değildir),
* Yüksek sesle kahkaha atmayın,
* Sakız çiğnemeyin,
* Fazla sigara içmeyin,
* Arkadaşlarınızın (özellikle flörtünüzün) işyerine sık gelmemesine dikkat edin,
* Arkadaşlarınızla uzun süreli telefon görüşmeleri yapmayın,
* Çevrenizdeki kişilerin davranışlarını sizin kişiliğinize göre ayarladıklarını sakın unutmayın! Bir sorun olduğunda, önce kendi davranış ve hareketlerinizi gözden geçirin, bir yerlerde hata yapıp yapmadığınızı bir kontrol edin, değerlendirin...
Yöneticiniz ile olan iletişimde;
* Yöneticinizin yüzde 50’si olmaya çalışın,
* Çok sık ve gerekmedikçe izin ve avans istemeyin,
* Çok zorda kalmadıkça yalan söylemeyin, dürüst olun,
* İşinizi sahiplenin,
* Her zaman saygılı, ölçülü olun, aranızda uygun bir mesafe bırakın,
* Hitap şeklinizde dikkatli olun, “siz”li konuşun,
* Yöneticinizin iş ve özel hayatı ile ilgili asla çevrenize sır vermeyin,
* Yöneticinizin yapacağı toplantıları iyi planlamaya çalışın, zamanlamasını iyi yapın, yönlendirin,
* Ona zamanını iyi kullandırın, zaman kaybettirmeyin, hayatını kolaylaştırın,
* Pasaport, vize, rezervasyon işlerini süratlendirecek yeni yöntemler, olanaklar bulun, araştırın,
* Yapacağı ziyaretleri karşı tarafa haber verin, iyi karşılanmasını, değer verilmesini, iyi ağırlanmasını sağlayın,
* Sizin ajandanız ile günlük programınız yöneticinizinki ile aynı olsun. Programınızda, yöneticinizin tüm randevularını, toplantılarını, seyahatlerini, yapılacak tüm işlerini, bir sonraki günün programını, yapılacak tüm tebrik ve kutlamalarını takip edin, atlamayın,
* Bayramlar ve yılbaşı için mutlaka bir tebrik listesi hazırlayın ve onaylatıp, yoğun posta trafiği içinde gecikmemeleri için en az 15 gün öncesinden göndermeye çalışın,
* Ofis içindeki ve dışındaki trafiği iyi idare edin. Telefonda “yok” demeyi iyi becerin. “Şu anda kendileri toplantıda, arzu ederseniz, ben mesajınızı alabilirim” diyebilirsiniz ama her zaman; “Toplantıda” demeyin. Bazen “Şu anda fabrika içinde”, “Özel misafirleri var”, hatta “Şu anda dinleniyor” diyebilirsiniz. Yoksa inandırıcılığınızı kısa zamanda kaybedebilirsiniz!
* Patronunuz, yöneticinizin hangi kişi ve kuruluşlara karşı hassas olduğuna dikkat edin, bu konuda sevimsiz hatalar yapmayın!
* Yöneticinizi yeri geldiğinde bir kalkan gibi, karşışabileceği güçlüklerden ve problemlerden koruyun, onu önceden haberdar edin,
* Çabuk sinirlenmemeye, onu da sinirlendirmemeye çalışın,
* Yaratıcı olun, akılcı çareler düşünün, çözüm yolları bulun,
* Sulu göz olmayın,
* Başarılarına ortak olun, sevinin,
* Yerinde espri yapın,
* Size olan katkıları için, bazen masasına bir “teşekkür mektubu” bırakın,
* Çok gerekmedikçe muhbirlik, dedikodu yapmayın! İyi bir şey yaptığınızı sanarken eksi puanlar almaya başlarsınız, unutmayın!
* Asla dişiliğinizi kullanmayın,
* Eşi ve çocuklarının önemli günlerini hatırlatın, çiçek vs. gönderin, gereken konularda evinin problemleriyle ilgilenin,
* Çok gerekmedikçe yanlız kalmayın, iş yemeğine çıkmayın,
* Otomobilinin temizliği, bakımı ile ilgilenin, yıkattırın, şoförünü, hareketlerini, gösterdiği saygıyı izleyin, gerektiğinde uyarın,
* Çok sık çay verip, sinirlerini yükseltmeyin,
* Sinirli gelen konuklarını önceden sakinleştirin,
* İşinizi o kadar iyi yapın ki, siz olmadığınızda, oyuncağını kaybetmiş küçük bir çocuk gibi mutsuz ve huysuz olsun...
Şimdi biraz kendinizi test edin bakalım;
Evet, yazımızın başında da şöyle bir değinmiştik; yönetici sekreterliği, yöneticilik kadar zor bir iş. “İyi bir yönetici sekreteri, yöneticisinin yüzde 50’si olmalıdır” diyoruz; ancak bu o kadar da kolay bir iş değil. Yönetici sekreterlerinin iş yoğunluğu, üzerlerindeki yük firmaların büyüklük - küçüklüğüne, yönetcinin konumuna, sorumluluk alanının genişliğine göre değişse de hep bir “sağ kol” görevini üstleniyor bu arkadaşlar; bazen gece çok geç saatlere kadar çalışarak, bazen de haftasonları bile...
Ancak bazen, zaman zaman çeşitli tereddütler geçirebilir bu arkadaşlar; “Bu iş gerçekten benim işim mi?”, “Acaba ne kadar başarılıyım?” diye... Bu meslekten biri iseniz kendinizi bir “check” etmeye ne dersiniz?
* Yaptığınız bu işi gerçekten seviyor musunuz?
* Prezentabl mısınız?
* İyi giyiniyor, davranıyor musunuz?
* Yöneticiniz ve iş yaptığınız çevrelerle sözlü ya da yazılı iletişiminiz nasıl? Yeteneğiniz ne durumda?
* Her zaman yeni işlere, sorumluluklara hazır mısınız?
* Başkalarına bir iş yaptırabilecek kadar yönetim yeteneğine sahip misiniz? Örneğin; ekip çalışmalarında sorumluluk üstlenip, koordinasyon sağlayabiliyor, tek başına bazı işleri başlatıp, yürütüp kontrol edebiliyor musunuz?
* Düzenli misiniz? İyi plan-program yapabiliyor musunuz?
* Zamanınızı iyi, doğru kullanabiliyor musunuz?
* Sorumluluklarınızı daha iyi yapabilmek için kendinizi geliştirmeniz gerekiyor mu? Bu konuda uzun veya kısa vadeli bir programınız, geleceğe yönelik bir eğitim planlarınız var mı?
* Firmanız, mesleğiniz, müşterileriniz ya da yeni ürünleriniz hakkında kendinizi, bilgilerinizi geliştirmek için birşeyler okuyor, kurslara, seminerlere katılıyor musunuz?
* Temel sekreterlik, bilgisayar, dosyalama bilginiz, davranışlarınız, telefonda konuşma biçiminiz ne durumda? Firma imajına uygun mu?
* Verilen görevleri tam ve noksansız olarak yapabiliyor, istenen bilgileri tam olarak elde edip, aktarabiliyor musunuz?
* Çalışma saatleri sizin için çok önemli mi? Mesai saatleri dışında da zevkle çalışabiliyor musunuz? Örneğin; haftasonları?
* İş yaptığınız çevrelere ve iş arkadaşlarınıza karşı gerektiği kadar yardımsever, saygılı ve kibar mısınız? Bunun size yansımaları nasıl?
* Yaratıcı mısınız? Hayal gücünüz nasıl? İlginç fikirler üretebiliyor, pratik çözümler bulabiliyor musunuz?
* Ne kadar beceriklisiniz? İşinizi daha kolay ve çabuk yapabilmek için yeni yollar deneyebiliyor, yeni sistemler üretebiliyor musunuz?
* Bazen sorunları yöneticinize götürmeden siz çözebiliyor musunuz?
* İnsiyatifinizi kullandığınızda sonuç ne kadar başarılı oluyor?
* Üzerinize aldığınız işi, verilen görevleri her zaman tam olarak yapabiliyor musunuz?
* Genellikle duygularınızla mı yoksa mantığınızla mı hareket ediyorsunuz?
* İkna kaabiliyetiniz nasıl?
* Güvenilir misiniz?
* Sık sık mı, arada bir mi yalan söylemek zorunda kalıyor sunuz?
* Hata yapmaktan korkar mısınız?
* Gerektiği kadar ciddi, sempatik, sevecen ve güleryüzlü müsünüz?
* Gerilimli, zor durumlarda bile sakinliğinizi koruyabiliyor, normal bir şekilde çalışmanızı sürdürebilir misiniz?
* Telefonda konuşan kişileri seslerinden tanıyıp, onlara isimleriyle hitap edebiliyor musunuz?
Bunların çoğuna “Evet” diyorsanız mesele yok ama çoğuna “Hayır” diyorsanız, hemen şimdi neler yapmanız gerektiğini iyice bir düşünün! Belki de bu iş gerçekten size göre değil?!