İşletmelerde verimlilik nasıl arttırılıyor?

Başlık; İşletmenizde değişim kapıyı çalınca...
Yapılacak çalışmalarda öncelikle firmanın hedeflerinin net ve doğru bir biçimde ortaya koyulması, hem doğru bir noktadan başlanması, hem de hedefe en doğru (direkt) yoldan ve en kısa zamanda ulaşılması konusunda oldukça önem taşır...

“Verimlilik” ya da “Verimsizlik” konusu daha çok İşletme, İktisat, Ekonomi ya da Endüstri Mühendisliği gibi konuların içine girse bile, konuyu bir “İletişimci gözlüğü” ile incelediğimizde, pek de farklı şeylerle karşılaşmayız. Konumuzun içinde, “başrol”de yine insan olduğuna göre, bugün yazacaklarımızın çoğu yine “insan”la ilgili olacakister istemez...
Örneğin, birçok konuda olduğu gibi, “Verimlilik”te de “insan”la ilgili bazı temel “dayanak noktaları”na rastlıyoruz.
Bunların başında;
* İnanmak,
* Karar vermek,
* Başlamak (uygulamaya geçmek) ve
* Vazgeçmemek var...
Tüm çalışmalar, planlar, programlar, ölçümler, değerlendirmeler, yeniden yapılanmalar vs. de bunlardan sonra ele alınacak konular, ancak;
* Yanlış kişilerden oluşan üst yönetim,
* Yanlış yapılanma,
* Plansızlık-programsızlık, istikrarsızlık,
* Yanlış iş akışları, vardiya sistemleri,
* Niteliksiz personel,
* Derme-çatma yapılaşma, sevimsiz çalışma ortamları,
* Teknolojiden yararlanmamak,
* Adaletsiz ücret sistemi,
* İyi motive edilmemiş, verimsizlik konusunda bilinçlendirilmemiş personel,
* “Takım Ruhu” yaratamamak,
* Heyecansızlık ve
* Monotonluk
verimsizliğin “baş” başarısızlık sebepleri olarak görülüyor.
Verimlilik nasıl arttırılır?
Verimlilik konusunda etkili çalışmalar yapmak, bu çalışmalardan verim almak için birçok değişik konuda sistematik çalışma yapılması gerekir. Bunlar genel olarak incelendiğinde hemen hemen her türlü işletmede ortak benzerlikler göstermektedir.

Bunlar;
Yatırımla ilgili;
* Yeni stratejiler, yeni yatırımlar, yenileme, maliyet ve risk konularında analizlerin ve fizibilite çalışmalarının iyi yapılması, iyi değerlendirilmesi, gerektiğinde uzmanlardan yararlanılması, danışılması,
* İşyerinin konumlandırılacağı yer, çevre, bina ve dekor?
* Bu projelerin doğru kişilerce yönetimi,
* Maliyet analizlerinin ve kar planlamasının doğru yapılması...
Personel ile ilgili;
* Motivasyonun sağlanması,
* İyi sosyal haklar,
* İşyerinde sağlığa, temizliğe ve güvenliğe verilen önem,
* “Takım Ruhu”,
* Yararlı eğitimler,
* Çalışanlararası iyi, etkili iletişim,
* Kariyer planlama,
* Performans değerlendirme,
* Adil ücret politikası...
Yönetimle ilgili;
* Konusunda eğitimli yönetici seçimi,
* Yeterli iş tecrübesi,
* Yeterli yöneticilik vasıfları,
* Doğru stratejiler,
* Etkin planlama,
* Hedeflere ve “Toplam Verimlilik”e yönelik yönetim biçimi,
* Gereğinde yeniden yapılanma,
* Zamanın doğru kullanılması,
* Teknolojinin ve otomasyonun doğru ve verimli kullanılması...
Yapılan iş ile ilgili;
* İyi planlama,
* İyi iş akışları,
* Pratiklik, işin basitleştirilmesi,
* Yapılan işin ve görevlerin tanımı,
* Doğru kişilere yetki ve sorumluk verilmesi ,
* Zamanın doğru kullanımı,
* Üretimde teknoloji kullanılması...
Tesis ile ilgili;
* Doğru, firmanın hedeflerine uygun olarak seçilmiş makinalar,
* Makinalarda üretimin rakamsal ve devamlı olarak kontrolü,
* Üretimde bazen esnek davranma,
* Ofiste, üretim, depolama, dağıtım ve pazarlamada, bilgisayardan azami olarak yararlanma,
* Makina, araç ve gereçlerin zamanında bakımlarının yapılması...
Malzeme ile ilgili;
* Malzemenin sınıflandırılması,
* Değerinin analiz edilmesi (Value Analysis),
* Stoklama, stokların kontrolü,
* Üretimin planlanması,
* Taşıma, dağıtım,
* Araştırma-geliştirme...
Kalite ile ilgili;
* “Toplam Kalite” felsefesinin benimsenmesi, kontrolü, yönetimi,
* Kalitenin kontrol edilmesi, belgelenerek denetlenmesi,
* Hataların en aza indirgenmeye çalışılması,
* Tüketici açısından güvenilirliliğin artırılması
olarak sıralanabilir.

OD / PIP

İşletmelerde bazı sistem değişiklikleri yapmak için, bazı yönetim danışmanlarının başvurduğu bir sistem olan OD / PIP ( İşletmelerde organizasyon geliştirme ve performans arttırmak için planlama) ile, işletmelerin örgütlenme ve yönetim sorunları, hedeflere ulaşma konusunda karşılaşılan problemler saptanmakta, yeni çalışma planları ve geliştirme programları hazırlanmakta, liderlik, motivasyon konularını da kapsayan iyileştirme çalışmaları yapılmaktadır. Tabii ki, işletmeyi etkileyen diğer etkenler de (ülkenin ekonomik durumu, pazarın durumu, firmanın yönetim şekli, hedef kitle, işletmenin finansal durumu, personelarası iletişim, sosyal ilişkiler, üretim şekli...) gözönünde bulundurularak...
Birçok konuda 4 aşamada yapılan çalışmalar bu konuda da bir benzerlik göstermekte, bu aşamalar;
1- İnceleme, araştırma (özellikle kritik sorunların saptanması için son derece önemlidir),
2- Planlama,
3- Uygulama (çeşitli eğitim programlarını da kapsar, bu çalışmalar yürütülürken yapılan, her fikrin rahatça söylenebileceği “brain-storming”lerle birçok konudaki probleme köklü, o işletmeye uyan çözümler üretilebilir),
4- Değerlendirme...
ILO (Uluslararası Çalışma Örgütü) Yönetim Geliştirme Bölümü ve Birleşmiş Milletler’e bağlı yönetim uzmanları tarafından geliştirilen bu sistem birçok ülkedeki işletmelerde denenmiş ve başarılı sonuçlar alınmıştır. Bu çalışmalarda da yönetim danışmanları, firmaya / işletmeye dışarıdan bakan bir göz, tarafsızlık ve yeni bilgi / sistem transferi açısından, yapılacak değişim için oldukça önem kazanmaktadır...

Yapılacak çalışmalarda öncelikle firmanın hedeflerinin net ve doğru bir biçimde ortaya koyulması, hem doğru bir noktadan başlanması, hem de hedefe en doğru (direkt) yoldan ve en kısa zamanda ulaşılma konusunda önem taşır. Bu, yönetimin daha çok amaçladığı hedefe yönelik bir yönetim biçimi benimsemesini de sağlar. “Amaçlara Göre Yönetim” denilen bu sistem hemen her çeşit işletmeye başarı ile tatbik edilebilmektedir.

Bu yönetim biçiminde yöneticilerin davranış ve eylem biçimlerini teşvik edici etkenler devreye sokulurken, bireysel çabalar ortak çabalara dönüştürülmekte, yöneticiler kaynaştırılırken performansları artırılmakta, işyerinde özgür, işletmenin menfaatleri için düşüncelerin rahatça söylenebildiği, yapıcı, demokratik, çekişme ve zıtlaşmaların olmadığı bir ortam yaratılmaktadır. Ve yöneticiler yaptıkları işi, kendilerine başkaları tarafından verilmiş, emredilmiş bir iş olarak değil, kendi düşüncesiyle, kendi verdiği kararlarla, kendileri için yaptıkları bir iş olarak algılamaktadırlar. Bu ortam “alt”lara yansıtılabildiğinde ise, “iç müşteri” de denilen personelin mutluluğu oraya çıkmakta, bu da verimliliğin ivmesini artırmaktadır...