Kriz Halkla İlişkileri”nde firma cephesi

“Kriz Halkla İlişkileri” uygulanan firmalarda ister istemez gergin bir dönem yaşanır. Bu dönemlerde yapılan toplantı ve tartışmalarda, gerginliği tırmandırıcı davranışlardan ve suçlamalardan kaçınılması, hatta bu dönemlerde aşırı alkol ve sigara alınmaması, beden ve ruh sağlığına her zamankinden daha çok dikkat edilmesi gereken noktalardır...
Geçen haftaki yazımızda, firmaların ya da şahısların, daha çok yanlış iletişim ve medya ile ilgili sorunlarıyla bağlantılı olarak “Kriz Halkla İlişkiler”inden sözetmiştik. Bu hafta, bu konunun başka bir boyutuna bakıp, daha çok firma cephesinde neler olup bittiğine değineceğiz..
.
Aynen hastalıklarda olduğu gibi, bir firmada da bir kriz çıkmadan önce, problem kendini bir takım sinyallerle belli eder.
Bunlar nelerdir?
* Üst yönetimdeki uyumsuzluklar,
* Niteliksiz yöneticilerden kaynaklanan yönetim hataları,
* Plansız yatırımlar,
* Plansız gelişmeler,
* Yatırımın beklenen sürede geri dönmemesi,
* Adil olmayan kar payı dağılımı,
* Ortaklıktan ayrılmalar ya da payların başkalarına satılması,
* Önemli bir üst yöneticinin istifası, rakip bir firmaya geçmesi ya da toplu istifalar,
* Rakip firmaların yeni bir teknolojiye geçmeleri ya da karşı koyulması zor bir atılım yapmaları,
* Rakip firmaların birleşip, sizin firmanıza karşı yıkıcı bir tavır almaları,
* Rekabette güçsüzlük,
* Şirketin finans durumunun iyi yönetilememesi,
* Firma haklarının korunamaması...

Ne yapmalı

Daha önce de söylediğimiz gibi, bu ve benzeri durumlar her firmada, işletmede her zaman karşılaşılabilir, yaşanabilir durumlardır. Ve tüm yazılarımızdan da anlaşılacağı üzere, firmalarla ilgili her türlü sancının temel sebeplerinin genel olarak üst yönetimden kaynaklandığını görmekteyiz; yani iyi yönetememek...
Kriz Halkla İlişkileri’nde de aynen kendi yaşantımızda olduğu gibi, önemli olan; sorunlar büyümeden önlemlerini almak, çarelerini düşünmek, hep, her zaman tedbirli olmak, güçlü olmaktır.

Bunun anlamı nedir?

Bu, ayakta kalmak, yaşamak, hatta ileri gitmek, büyümek, kar etmek isteyen her işletmenin yapması gereken iyi yönetim, iyi sistemdir. Her firma bunu yapmak, başarmak zorundadır. Ve herşeyden önce bunu başarabilenler “Kriz Halkla İlişkileri”ni gerektiren durumlarla daha az karşı karşıya kalmaktadır.
Yine de böyle bir durumda kalan firmalarda üst yönetim ve PR uzmanlarının ilk yapması gereken bazı önemli şeyler vardır. Bunlardan ilki; firmanın mevcut durumunun bir analizinin yapılmasıdır.
Yani;
* Firmanın mevcut gücü nedir? Hangi zorluklara karşı gelebilir?
* Firma üst yönetimi bu krizi atlatabilecek bilgi, tecrübe ve yeteneğe sahip mi? Dışarıdan birilerine danışılması gerekecek mi?
* Mali güç ne durumdadır? Bu iş için gerektiğinde, geretiği kadar bütçe ayrılabilecek midir?
* Krizle ilgili yönetim grubunda kimler olacak, sözcü kim olacaktır (genelde Halkla İlişkiler Müdürü olur ama büyük sorunlarda bu kişi firmanın üst düzey bir yetkilisi / genel müdür olabilir)?
* İletişim konuları kimin sorumluluğunda olacak, bu kişi bu konuda yeterli düzeyde mi?
* Yeterli zaman var mı?
* Sorun gizlenmeli mi? Ne kadarı gizlenmeli? Kimlere bilgi verilmeli, kimlere verilmemeli?..

Medya ile iletişim

Basınla olan iletişim en fazla dikkatli olunması gereken iletişimdir. Bu nedenle günümüzde firmalar bu iletişimi en iyi ve en etkili düzeyde tutabilmek için, bu konuyu önemsemekte ve zaman zaman dışarıdan danışmanlık hizmeti almaktadırlar.

Basın her zaman haber niteliği olan konularla ilgilenmektedir. VE unutmamak gerekir ki, her şeyden önce basınla iyi bir iletişim, en olumsuz konularda dahi önemli derecede büyük yararlar sağlayabilmektedir; özellikle kriz durumlarında;
* Çok fazla zaman geçirmeden basınla irtibata geçilmesi (hatta bazen kriz başlamadan önce!), basının bilgilendirilmesi (geç kalındığında haklılığınız haksızlığa bile dönüşebilir!), basından kaçılmaması,
* Basının en son ve sıcak haberleri alabileceği bir “Basın Odası” oluşturulması, onların bekleyebileceği, bağlı bulundukları basın kuruluşları ile iletişim kurabilmelerinin sağlanması, hatta gerektiğinde ikramda (su, çay, kahve gibi) bulunulması gibi...
“Dost çevreler”in önemi
Özel hayatımızda olduğu gibi iş hayatımızda da karşılıklı olarak iyi iletişimler içinde bulunduğumuz firmalar, kişi ve kuruluşlar vardır. Belki sayıca pek fazla değillerdir ama iyi ve kötü günlerimizde onlar hep yanımızdadır. Bu çevre, firmaların kriz dönemlerinde en büyük destek ve moral kaynağıdır. Ve böyle dönemlerde bu kişilerin ve firmaların desteği her zamankinden daha çok önemlidir. Gereken konularda onların düşüncelerine başvurmak oldukça yerinde olmaktadır. Çünkü bu çalışmalar sırasında yapılan hataların büyük bir kısmı, bize göre doğru olan bir yöntem / hareketin aslında yanlış olabileceğinin olasılığıdır. Bu nedenle “dışardan bakan bir göz” açısından dışarıdan kişilerin fikirleri mutlaka dinlenmeli, değerlendirilmelidir (özellikle bu fikirler dost çevrenin fikirleri olunca)...
Yine bu ve benzer nedenlerle, normal şartlar içinde yapılan Halkla İlişkiler çalışmalarında bu dost çevre asla gözardı edilmemeli, iyi günlerde bu firmalar ve insanlarla özel bir iletişim biçimi oluşturulmalıdır. Yani firmanın tüm PR faaliyetlerinde (yıldönümleri, kutlamalar, törenler, özel yemekler vs.) bu çevre haberdar edilmeli, özel olarak ağırlanmalı, dostluk bağları kuvvetlendirilmeli, hatta bu çevreninin genişletilmesine gayret edilmelidir.

Birkaç önemli konu;

Yukarıda değinmiştik; Kriz Halkla İlişkileri uygulanan firmalarda ister istemez gergin bir dönem yaşanır. Bu durumda özellikle “Kriz Yönetim Ekibi” içinde bazı görüş ayrılıkları olabilir. Doğal olarak yapılan toplantılar ve tartışmalarda, gerginliği tırmandırıcı davranışlardan ve suçlamalardan kaçınılması, hatta bu dönemlerde aşırı alkol ve sigara alınmaması, uykusuzluktan kaçınılması, beden ve ruh sağlığına her zamankinden daha çok dikkat edilmesi son derece önemlidir. Çünkü kazanılacak başarı en çok firma üst yönetiminin birlik ve beraberliği ve moral üstünlüğü ile yakından ilgilidir.

Bir başka konu; “Kriz Yönetim Ekibi”nin gelişmeler karşısında her zaman dinamik olması gerekliliği ve yeni stratejiler geliştirebilecek, yeni planlar yapabilecek yeterlilikte olmaları ile ilgilidir. Hatta bu iş yaratıcılık da gerektirebilmektedir. Çünkü, hiç umulmadık bir zamanda akla gelen ve uygulanan bir fikir bazen büyük işler becerebilmektedir...
Son bir konu ise; krizle ilgili olarak tarafsız, olaylara objektif olarak bakabilen kişilerin ve uzmanların uygun görülen mekana davet edilerek (firma olabilir, karşı taraflarla yapılan bir toplantı olabilir, bir basın toplantısı ya da televizyon programı olabilir) yardımlarının alınması, hem konunun çözümüne yapıcı bir yaklaşım, hem de genel anlamda güvenilirlilik açısından son derece yararlıdır.

Önemli olan; atılan her adımın bir anlamının (amacının), bir mesajının olması, konunun, olayın çözümüne yönelik bir katkısının olmasıdır. Ve bunun sonuçlarının iyi bir biçimde değerlendirilebilmesidir. Yani hiçbir şey tesadüflere bırakılmamalıdır.