Kriz Halkla İlişkiler”inde Basınla İlişkiler ve kriz öncesi alınacak tedbirler

Aynen kişisel yaşantımızda hastane, yangın, polis telefonlarının görünen bir yerde olması, hırsızlığa, yangına karşı aldığımız bazı önlemler, evlerimizdeki elektrik sigortaları, su vanaları vs. gibi firmalar için de her türlü olumsuz duruma karşı alınacak, alınması gereken bazı tedbirler vardır...

Kupon karşılığı televizyon vermek vaadi ile yükseltilen tirajlar ve dağıtım zamanı geldiğinde bu vaadini herhangi bir şekilde yerine getirememek gibi bir basın kuruluşunun düşebileceği zor durum, bir bankanın üst yönetiminin adının karıştığı bir dolandırıcılık olayı, bir kuruluşun batma tehlikesi olduğu haberinin bir gazetede yayınlanması, yaptığı üretimin çevreye ve insan sağlığına zararlı olması nedeniyle bölge halkı tarafından istenmeyen bir tesis... İşte bütün bunlar ve benzeri birçok konu günümüzde firmaların karşılaştığı birsürü olumsuz konudan sadece birkaçı... Bunların binbir çeşidini hergün gazetelerde, televizyonlarda görebiliyoruz.

Bütün bunlar sadece firmalar, kuruluşlar, kurumlar için mi?


Tabii ki, hayır! Bir sanatçı, işadamı, bir siyasetçi hatta bir ülke bile karşılaşabiliyor bu gibi durumlarla...
İşte geçen haftadan beri “Bu konuda neler yapılabilir?”i anlatmaya çalışıyoruz... Ve görüyoruz ki, adına; “Kriz PR’ı” dediğimiz bu konu, adından da anlaşılacağı üzere yoğunlukla bir PR (Public Relations / Halkla İlişkiler) işi, yani bir İletişim işi...

Basın ön planda

Her ne kadar birçok değişik biçimde iletişim aracı kullanılsa da “Kriz PR’ı”nda yine ön planda basın olmaktadır. Çünkü büyük kitlelere ulaşmak sadece kitle iletişim araçları ile mümkün olabilmekte, bunların başlıcaları ise radyo, televizyon ve gazeteler olmaktadır.

Şimdi bu konuya biraz daha eğilelim, önemli noktalara değinelim...


Kriz başladığında ve basınla iletişim kurulurken;
* Dürüstlük ön planda tutulmalıdır.
* Firmanın daima güçlü olduğu hissi verilmeli, daha çok olumlu yönleri ön plana çıkarılmalıdır. (Bu konuda basın sözcülerinin tavırları oldukça önemlidir. Bu kişiler çabuk panikleyen yaradılışta olmamalı, konusuna hakim, düzgün konuşan, güven verici kişiler olmalıdır.),
* Yalan söylememek, her zaman doğruyu söylemek en iyi yöntemdir.
* Firma sözcüsü firmasını çok iyi tanımalı, krizi yaratan konuyu, sebeplerini, olan ve olacak gelişmeleri çok iyi bilmeli, herşeyden haberdar olmalı (özellikle bu dönem içinde tüm medya organları bu konu ile ilgili olarak takip edilmelidir!), görüşmeyi yapan kişiden veya medya mensubundan üstlerde bir tutum içinde bulunmalı, ezik, mağdur bir yapıda olmamalı, “manipülasyon” yöntem ve tekniklerini iyi kullanmalıdır.
* Gerekçeler haklı sebeplere dayandırılmalı,
* Tüm açıklamalar, verilen bilgiler açık, net ve doyurucu olmalıdır.
* Toplantılarda asla konu dışına çıkılmamalı, “yan yollar”a sapılmamalıdır.
* Yanıtlanamayan sorular olduğunda basın mensuplarının telefonları alınıp kendilerine daha sonra istedikleri bilgiler geçilmelidir (hatta istemedikleri bilgiler bile geçilerek kesin bir tatmin sağlanmalıdır!),
* Bütün yapılan açıklamalar mutlaka daha önce belirlenen stratejiler çerçevesinde olmalıdır.
* İleride olabilecek bir takım yanlışlıkları, yanlış anlaşılmazlıkları önlemek için görüşmeler mutlaka sizin tarafınızdan da görüntü ve ses olarak banda (video / teyp) alınmalı, basına veya herhangi bir nedenle birilerine verilen yazılı dökümanların birer kopyası ya da aslı saklanmalı, imza karşılığı vermeye dikkat edilmelidir. Unutmayın; laflar uçar, yazılanlar kalır!

* “Kriz PR’ı” sırasında basın ile yapılan iletişimde dakiklik, disiplin, planlı, düzenli olmak, sözünde durmak, yapacağı psikolojik etkilerle hem firma imajınız, hem de haklılığa daha çabuk ulaşmanız konusunda size büyük avantajlar sağlar.
* Kriz atlatıldığında, yine bu durum, yapılan çalışmalar, yaşanan süreçler ve alınan olumlu sonuç, belgeleriyle bir basın toplantısı ile kamuoyuna duyurulabilir.
Burada yine gelmemiz gereken bir konu var ki, firmalar içlerindeki birlik-beraberliğin ve daha önceki imaj çalışmalarının kuvveti derecesine göre bu kriz dönemlerini atlatabildikleridir. Çünkü, hem kamuoyu, hem de basın karşısında firmanın geçmişinde aldığı puanlar her zaman krizin soncunu olumlu ya da olumsuz yönde aynı şekilde etkileyebilmektedir.
Kriz ve zor durumlar olmadan önce alınabilecek tedbirler

Aynen kişisel yaşantımızda; hastane, yangın, polis telefonlarının görünen bir yerde olması, hırsızlığa, yangına karşı alıdığımız önlemler, evlerimizdeki elektrik sigortaları, su vanaları vs. gibi firmalar için de her türlü olumsuz duruma karşı bazı alınması gereken tedbirler vardır. Şimdi bunları inceleyelim;
* Bu çalışmaları firmanızda Halkla İlişkiler Bölümü’ne verin.
* Firmanızda olabilecek tüm olumsuzlukların öncelikle bir listesini yapın (yangın, sel baskını, hırsızlık, toplu zehirlenme, bir dış saldırı, baskın, toplu işten çıkma, önemli bir kişinin ani istifası, basında çıkan olumsuz bir haber, güçlü bir rakibin piyasaya girmesi vs. gibi),
* Bu listeyi gruplandırmaya çalışın, örneğin; en acil olanlar ve ikinci derecede önemli olanlar olarak ikiye ayırın.
* Bu çalışmayı yaparken mutlaka sorulması, danışılması gereken kişilerden görüş, yardım alın.
* Bunların herbiri ile ilgili planları yapın, çözüm yollarını alternatifleri ile belirleyin.
* Görev, yetki ve sorumlulukları, bunların kime ait olacağını, bu kişilerin işyerinde olmadığı durumlarda yerine kimlerin olabileceğini belirleyin, bütün bunları yazılı-çizili hale getirin, imzalayın, ilgili kişilere imzalatın.
* Kuvvetli, devamlı olarak güncelleştirilen bir databank oluşturun.
* İşyerinin her konudaki tüm güvenliğini olması gerektiği gibi yaptırın, sağlayın.
* Personel, misafir ve iş gereği gelip gidenlerin giriş çıkışlarını yazılı-çizili (bilgisayar ortamında) denetim altına alın, izleyin, düzenli olarak değerlendirin.
* Firmanın genel organizasyonunu sağlamlaştırın. Birlik-beraberlik ortamı yaratmaya çalışın. Olumsuzlukları düzeltin, özellikle üst yönetimde dayanışma sağlayın. “Takım Ruhu” yaratın,
* Rakiplerinizi, potansiyel tehlike kişi, kurum ve kuruluşları rahatsız etmeden izleyin.
* Kurumiçi ve özellikle kurumdışı Halkla İlişkiler çalışmalarını önemseyin. Bu işleri mutlaka bu işin eğitimini görmüş, bilen kişilere teslim edin. Firmanızın saygınlığını sağlayın, iyi bir imaj yaratın (unutmayın; sizi her zaman bu imaj korur!),
* Basınla, müşterilerinizle, iş yaptığınız çevrelerle, personelinizle ve dost çevrenizle düzenli, sevgi ve saygıya dayalı, iyi, uzun vadeli bir iletişim kurun...

Halkla İlişkiler konusuda bir uyarı!

Bu konuya daha önceki yazılarımızda zaman zaman değinmiştik ama bu yazıları takip edememiş olanlar için bir açıklamayı burada yinelemekte yarar var; Halkla İlişkiler mesleği Türkiye’mizde henüz yeni yeni tanınan, yerleştirilmeye çalışılan bir meslek... Bu konuda birçok okul, yüksek okul, kurs vs. olduğu halde, buralardan yetişen kişiler henüz, maalesef tam olarak bir uzman niteliğinde mezun olamıyorlar. Bu nedenle bu meslek her değişik konuda eğitim görmüş, hatta görmemiş kişilerin yapmaya çalıştığı bir meslek haline gelmiştir; gerçekten de bu işin gerçek uzmanı ülkemizde sayıca azdır.

İşadamlarımız firma / markalarını Halkla İlişkiler’in gücünden yararlandırmak istemektedirler. Ancak eleman konusunda yaşanan bu olumsuzluk, firmalarda gerçek anlamda bir PR çalışması yapılmasını mümkün kılamamaktadır.
Piyasada olan kitaplar bilgilendiricidir; ancak bu kitapları, hatta bu yazdığımız yazıları okumakla gerçek bir PR çalışması yapmak pek mümkün olamamaktadır. Çünkü bu çalışmalar, ancak uygulama aşamasında, işi bizzat yapan, yürüten PR uzmanının mahareti ile ortaya çıkmakta, bir anlam taşımaktadır. Yani nasıl ki, ciltler dolusu kitap okunsa dahi bir beyin ameliyatı yapabilmek mümkün değildir; PR da (ve Reklam) bu anlamda neredeyse aynen böyle bir iştir, ayrıca özel yetenek isteyen bir iştir.

Bu nedenle size tavsiyemiz, firmanızda bu işi gerçekten olması gerektiği yapmak, yaptırmak istiyorsanız, mutlaka, öncelikle bu konuda eğitimli birine yaptırtmanız; işiniz ciddi bir PR çalışması gerektiren bir iş ise, yapılan işleri bir başka PR / İletişim uzmanına en azından 3 / 6 ayda bir kontrolden geçirtmeniz yine sizin yararınıza olacaktır.